Intern rapportering og oppfølging av avvik, personskader og ulykker

Følgende forhold skal rapporteres (inkluderer men ikke avgrenset til):

• avvik fra rutiner, instrukser, lover og forskrifter
• personskader som medfører sykefravær eller behandling av helsepersonell
• personskader som krever førstehjelp fra kollegaer eller andre
• tilløp til ulykker/hendelser som kunne gått galt (farlige forhold)
• skader på maskiner, utstyr og bygninger 
• utslipp av miljøskadelige stoffer eller gasser

Rutine:

1. Dersom avvik har med bygningsmasse eller treningsutstyr å gjøre, følges denne rutinen:
   1. Vedlikeholdsbehov / reparasjonsbehov som oppdages av kunde: Kunde sier fra til medarbeider. Dersom medarbeider er resepsjonist, PT eller lignende, sender vedkommende e-post til daglig leder med beskrivelse av skaden, hvilket apparat den er på og når den ble oppdaget. Vedlikeholdsansvarlig sørger for at reparasjon og dokumentasjon utføres, etter instruks fra daglig leder. Dersom medarbeider er gruppetrener eller ekstrahjelp, sier medarbeider fra til person med større stilling, som tar saken videre som beskrevet over.
   2. Vedlikeholdsbehov / reparasjonsbehov som oppdages av medarbeider: Dersom medarbeider er resepsjonist, PT eller lignende, sender vedkommende e-post til daglig leder med beskrivelse av skaden, hvilket apparat den er på og når den ble oppdaget. Vedlikeholdsansvarlig sørger for at reparasjon og dokumentasjon utføres, etter instruks fra daglig leder. Dersom medarbeider er gruppetrener eller ekstrahjelp, sier medarbeider fra til person med større stilling, som tar saken videre som beskrevet over.
   3. Utstyr som er i ustand skal merkes slik at det ikke blir brukt. Det er den første medarbeideren som får vite om skaden som skal sørge for at merkingen finner sted.
2. Ved annet avvik, personskade og ulykke skal medarbeideren som oppdaget / håndterte forholdet underrette daglig leder på e-post. E-posten skal være så beskrivende som mulig i forhold til hva som har skjedd, hvorfor det har skjedd, og forslag til tiltak for at det ikke skal skje igjen. 
3. Dersom hendelsen gjelder personskade eller ulykke (medarbeider) skal skjema til arbeidstilsynet / NAV legges ved eposten, dersom ikke daglig leder selv utarbeider denne.
4. Daglig leder skriver en kort rapport som minimum inneholder beskrivelsen fra den som oppdaget / håndterte forholdet samt beskrivelse av tiltak som er gjennomført for at hendelsen ikke skal oppstå igjen. Rapporten legges ved årets kartlegginger i HMS-arbeidet, i tillegg til å sendes på epost til involverte parter og verneombud. Dersom daglig leder vurderer hendelsen som alvorlig skal også styret i selskapet underrettes.