Data og personvern
Vi samler inn og oppbevarer informasjon om deg. Her kan du lese mer om hvilken informasjon, hva vi bruker den til, og hvordan vi behandler den. Vi gjør oppmerksom på at det som er beskrevet under er det maksimale av det vi samler inn. I de fleste tilfeller har vi mindre.
Frivillighet
Bortsett fra de opplysningene vi må ha for å kunne administrere medlemskapet ditt, bestemmer du om vi får oppbevare informasjon om deg eller ikke.
Hvilken informasjon?
Hva brukes informasjonen til?
Spesielt om kommunikasjon
Vi sender kun sms til deg om du er medlem eller selv har bedt om informasjon fra oss. Hvis du har meldt deg på nyhetsbrev på e-post gjelder denne påmeldingen helt til du melder deg av, eller til du har vært inaktiv i 12 mnd (ikke åpnet / klikket på lenker), uansett om du er medlem eller ikke. Kommunikasjon kan forekomme på bakgrunn av treningsmønster, for å gjøre den så relevant som mulig. Å motta sms og epost i markedsføringsøyemed er frivillig, og du må selv be om å motta det.
Hvordan oppbevares informasjonen?
Det meste av informasjonen oppbevares i vårt medlemssystem, BRP. (Se unntak under Andre systemer). BRP er passordbeskyttet og rollestyrt, og aktivitet blir loggført. Kun ansatte og databehandlere har tilgang. Den enkelte ansatte har i så stor grad som mulig kun tilgang til den informasjonen som er nødvendig for at han / hun skal kunne utføre jobben sin. Alle våre ansatte har taushetsplikt.
Rett til innsyn og endringer
Du kan når som helst be om at vi utleverer all informasjon vi har om deg. Det gjør du ved å sende oss en mail til [email protected]. Vi utleverer informasjonen på papir i resepsjonen innen 30 dager, og du må legitimere deg for å få den utlevert. På Min side kan du gjøre endringer i mange av personopplysningene, som for eksempel kontaktinformasjon og preferanser for kommunikasjon. Du kan også be om at det blir gjort endringer ved å sende oss en epost.
Potensielle medlemmer
Hvis du ikke har blitt medlem hos oss, men har f eks fylt ut et skjema for å få informasjon, kan vi registrere mottatt informasjon i BRP. Informasjonen avgrenses til navn, adresse, telefonnummer, e-post, kjønn og fødselsdato, samt kommunikasjonen vi har med deg. Blir du ikke medlem vil informasjonen bli slettet innen seks måneder. Unntak er påmelding til nyhetsbrev på e-post, se Spesielt om kommunikasjon.
Sletting og anonymisering av personopplysninger
STOLT trening oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene de ble samlet inn for, eller så lenge vi er rettslig forpliktet til å oppbevare dem.
Innen seks måneder etter opphør av medlemskap vil vi:
Anonymisering
Vi kan beholde enkelte opplysninger i anonymisert form for statistikk-, analyse- og virksomhetsutviklingsformål. Anonymisering innebærer at dataene ikke lenger kan knyttes til deg som person.
Økonomiske forhold
Opplysninger knyttet til fakturering og betaling kan oppbevares i henhold til bokføringsloven i inntil fem år. Ved betalingsmislighold kan personopplysninger oppbevares inntil kravet er oppgjort eller foreldet.
Utestengelse
Dersom du bryter våre medlems- eller atferdsregler og blir utestengt, kan vi beholde nødvendige opplysninger i hele utestengelsesperioden. Opplysningene slettes når utestengelsesperioden er over.
Kameraovervåkning
Opptak fra kameraovervåkning slettes normalt innen én uke, med mindre opptakene må oppbevares for å håndtere en konkret hendelse eller et rettskrav.
Rett til å bli glemt
Ønsker du at vi sletter alt om deg raskere enn det som står under Sletting gir du oss beskjed om det ved å sende oss en mail til [email protected]. Vi sletter innen 30 dager, og du vil motta en bekreftelse fra oss. Det er ikke alltid vi har anledning til å slette all informasjon, f eks ved pågående medlemskap eller ved mislighold.
Andre systemer
Vi deler opplysninger med noen leverandører som hjelper oss med å levere tjenester til deg. Vi har databehandleravtale med disse leverandørene, som sikrer at våre vilkår for behandling av informasjon blir overholdt. Listen under finnes alltid oppdatert på våre nettsider.
Dersom du har medlemskap hos oss gjennom en avtale med en samarbeidspartner (f eks din arbeidsgiver) som helt eller delvis dekker kostnaden for treningen, kan vi dele opplysninger som er nødvendige for å administrere og oppfylle avtalen. Dette kan omfatte navn / kontaktinfo, type medlemskap, status på medlemskapet og opplysninger om bruk av medlemskapet (for eksempel antall registrerte besøk). Opplysningene deles kun i den grad det er nødvendig for å administrere avtalen.
Rett til å klage
Du kan klage til Datatilsynet dersom du mener at personvernet brytes. Du kan også ta kontakt med oss på STOLT på [email protected]
Vår data- og personvernpolicy finnes alltid oppdatert på våre nettsider. Ved vesentlige endringer får du beskjed.
Vi samler inn og oppbevarer informasjon om deg. Her kan du lese mer om hvilken informasjon, hva vi bruker den til, og hvordan vi behandler den. Vi gjør oppmerksom på at det som er beskrevet under er det maksimale av det vi samler inn. I de fleste tilfeller har vi mindre.
Frivillighet
Bortsett fra de opplysningene vi må ha for å kunne administrere medlemskapet ditt, bestemmer du om vi får oppbevare informasjon om deg eller ikke.
Hvilken informasjon?
- Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, kjønn, fødselsdato, bilde av deg.
- Besøkshistorikk - når du har vært på trening og evt hvilke gruppetreninger du har vært på.
- Ved veiledning eller personlig trening gjør vi notater om hva som ble gjort underveis og om hvilke planer som ble lagt fremover.
- Medlemsintervju, dersom du fyller ut dette. Der spør vi f eks om treningsvaner, helse, og annet som kan være relevant for treningen din hos oss.
- Opplysninger om medlemskapet ditt - f eks økonomi og avvik. Samt dokumenter som innleveres fra deg i forbindelse med avvik.
- Kommunikasjon som gjøres med deg - f eks sms, e-post og telefon.
- Adgangskort. Dersom du ikke kan benytte vår app, kan vi tilby adgang ved bruk av RFID-chip. Dette kan være et kort du allerede har, for eksempel et reisekort eller lignende. Velger du denne løsningen, registrerer vi utelukkende RFID-chipens unike ID-nummer i vårt medlemsregister sammen med dine øvrige medlemsopplysninger.
Hva brukes informasjonen til?
- Økonomi og administrasjon.
- Oppfølging av treningen din.
- Kommunikasjon i form av telefoner, sms, pushvarsler og e-post.
- Statistikk som vi bruker i utvikling av senterets tjenester.
Spesielt om kommunikasjon
Vi sender kun sms til deg om du er medlem eller selv har bedt om informasjon fra oss. Hvis du har meldt deg på nyhetsbrev på e-post gjelder denne påmeldingen helt til du melder deg av, eller til du har vært inaktiv i 12 mnd (ikke åpnet / klikket på lenker), uansett om du er medlem eller ikke. Kommunikasjon kan forekomme på bakgrunn av treningsmønster, for å gjøre den så relevant som mulig. Å motta sms og epost i markedsføringsøyemed er frivillig, og du må selv be om å motta det.
Hvordan oppbevares informasjonen?
Det meste av informasjonen oppbevares i vårt medlemssystem, BRP. (Se unntak under Andre systemer). BRP er passordbeskyttet og rollestyrt, og aktivitet blir loggført. Kun ansatte og databehandlere har tilgang. Den enkelte ansatte har i så stor grad som mulig kun tilgang til den informasjonen som er nødvendig for at han / hun skal kunne utføre jobben sin. Alle våre ansatte har taushetsplikt.
Rett til innsyn og endringer
Du kan når som helst be om at vi utleverer all informasjon vi har om deg. Det gjør du ved å sende oss en mail til [email protected]. Vi utleverer informasjonen på papir i resepsjonen innen 30 dager, og du må legitimere deg for å få den utlevert. På Min side kan du gjøre endringer i mange av personopplysningene, som for eksempel kontaktinformasjon og preferanser for kommunikasjon. Du kan også be om at det blir gjort endringer ved å sende oss en epost.
Potensielle medlemmer
Hvis du ikke har blitt medlem hos oss, men har f eks fylt ut et skjema for å få informasjon, kan vi registrere mottatt informasjon i BRP. Informasjonen avgrenses til navn, adresse, telefonnummer, e-post, kjønn og fødselsdato, samt kommunikasjonen vi har med deg. Blir du ikke medlem vil informasjonen bli slettet innen seks måneder. Unntak er påmelding til nyhetsbrev på e-post, se Spesielt om kommunikasjon.
Sletting og anonymisering av personopplysninger
STOLT trening oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene de ble samlet inn for, eller så lenge vi er rettslig forpliktet til å oppbevare dem.
Innen seks måneder etter opphør av medlemskap vil vi:
- Slette personopplysninger knyttet til ditt medlemskap, inkludert personalia, kontaktopplysninger og treningshistorikk.
- Slette treningsrelaterte notater og registreringer, herunder medlemsintervju, PT-notater og markedskommunikasjon.
- Slette dokumentasjon på avvik, med mindre det foreligger et rettslig behov for videre oppbevaring.
Anonymisering
Vi kan beholde enkelte opplysninger i anonymisert form for statistikk-, analyse- og virksomhetsutviklingsformål. Anonymisering innebærer at dataene ikke lenger kan knyttes til deg som person.
Økonomiske forhold
Opplysninger knyttet til fakturering og betaling kan oppbevares i henhold til bokføringsloven i inntil fem år. Ved betalingsmislighold kan personopplysninger oppbevares inntil kravet er oppgjort eller foreldet.
Utestengelse
Dersom du bryter våre medlems- eller atferdsregler og blir utestengt, kan vi beholde nødvendige opplysninger i hele utestengelsesperioden. Opplysningene slettes når utestengelsesperioden er over.
Kameraovervåkning
Opptak fra kameraovervåkning slettes normalt innen én uke, med mindre opptakene må oppbevares for å håndtere en konkret hendelse eller et rettskrav.
Rett til å bli glemt
Ønsker du at vi sletter alt om deg raskere enn det som står under Sletting gir du oss beskjed om det ved å sende oss en mail til [email protected]. Vi sletter innen 30 dager, og du vil motta en bekreftelse fra oss. Det er ikke alltid vi har anledning til å slette all informasjon, f eks ved pågående medlemskap eller ved mislighold.
Andre systemer
Vi deler opplysninger med noen leverandører som hjelper oss med å levere tjenester til deg. Vi har databehandleravtale med disse leverandørene, som sikrer at våre vilkår for behandling av informasjon blir overholdt. Listen under finnes alltid oppdatert på våre nettsider.
- ExorLive brukes i veiledning og personlig trening, til treningsprogram, treningsrelaterte opplysninger og kommunikasjon. ExorLive er passordbeskyttet. Navn og kontaktinformasjon overføres til Exorlive. Informasjon slettes etter seks måneder uten aktivitet.
- Collectio brukes på betalingsoppfølging. De får økonomisk informasjon, fødselsdato og kontaktopplysninger.
- Vi bruker Mailmojo til utsending av nyhetsbrev på e-post. Kun navn og e-postadresse blir eksportert dit og kun markedsfører har tilgang til Mailmojo. Man har anledning til å melde seg av i alle nyhetsbrev som sendes ut, og man blir automatisk meldt ut om man ikke har åpnet et nyhetsbrev eller klikket på en lenke på 12 måneder.
- RetailX brukes til kundeundersøkelser. De får tilgang til kundenummer, navn, fødselsdato, telefonnummer, epost, samtykker, når du trente sist, samt når du ble medlem.
Dersom du har medlemskap hos oss gjennom en avtale med en samarbeidspartner (f eks din arbeidsgiver) som helt eller delvis dekker kostnaden for treningen, kan vi dele opplysninger som er nødvendige for å administrere og oppfylle avtalen. Dette kan omfatte navn / kontaktinfo, type medlemskap, status på medlemskapet og opplysninger om bruk av medlemskapet (for eksempel antall registrerte besøk). Opplysningene deles kun i den grad det er nødvendig for å administrere avtalen.
Rett til å klage
Du kan klage til Datatilsynet dersom du mener at personvernet brytes. Du kan også ta kontakt med oss på STOLT på [email protected]
Vår data- og personvernpolicy finnes alltid oppdatert på våre nettsider. Ved vesentlige endringer får du beskjed.
