Data og personvern
Vi samler inn og oppbevarer informasjon om deg. Her kan du lese mer om hvilken informasjon, hva vi bruker den til, og hvordan vi behandler den. Vi gjør oppmerksom på at det som er beskrevet under er det maksimale av det vi samler inn. I de fleste tilfeller har vi mindre.
Frivillighet
Bortsett fra de opplysningene vi må ha for å kunne administrere medlemskapet ditt bestemmer du om vi får oppbevare informasjon om deg eller ikke.
Hvilken informasjon?
Vi samler ikke inn opplysninger om deg som er gitt av andre enn deg selv. Unntak er at PTen din vurderer hva som blir notert etter en treningsøkt eller veiledning, og resepsjonen vurderer hva som blir notert etter en henvendelse fra eller til deg om medlemskapet ditt.
Hva brukes informasjonen til?
Spesielt om kommunikasjon
Vi sender kun sms til deg om du er medlem eller selv har bedt om informasjon fra oss. Hvis du har meldt deg på nyhetsbrev på e-post gjelder denne påmeldingen helt til du melder deg av, eller til du har vært inaktiv i 12 mnd (ikke åpnet / klikket på lenker), uansett om du er medlem eller ikke. Kommunikasjon kan forekomme på bakgrunn av treningsmønster, for å gjøre den så relevant som mulig. Å motta sms og epost i markedsføringsøyemed er frivillig, og du må selv be om å motta det.
Hvordan oppbevares informasjonen?
Det meste av informasjonen oppbevares i vårt medlemssystem, BRP. (Se unntak under Andre systemer). BRP er passordbeskyttet og rollestyrt, og aktivitet blir loggført. Kun ansatte og databehandlere har tilgang. Den enkelte ansatte har i så stor grad som mulig kun tilgang til den informasjonen som er nødvendig for at han / hun skal kunne utføre jobben sin. Alle våre ansatte har taushetsplikt.
Rett til innsyn og endringer
Du kan når som helst be om at vi utleverer all informasjon vi har om deg. Det gjør du ved å sende oss en mail til [email protected]. Vi utleverer informasjonen på papir i resepsjonen innen 30 dager, og du må legitimere deg for å få den utlevert. På Min side kan du gjøre endringer i mange av personopplysningene, som for eksempel kontaktinformasjon og preferanser for kommunikasjon. Du kan også be om at det blir gjort endringer ved å sende oss en epost.
Potensielle medlemmer
Hvis du ikke har blitt medlem hos oss, men har f eks fylt ut et skjema for å få informasjon, registrerer vi mottatt informasjon i BRP. Informasjonen avgrenses til navn, adresse, telefonnummer, e-post, kjønn og fødselsdato, samt kommunikasjonen vi har med deg i forbindelse med skjemautfyllingen. Blir du ikke medlem vil informasjonen bli slettet i sin helhet innen seks måneder. Unntak er påmelding til nyhetsbrev på e-post, se Spesielt om kommunikasjon.
Sletting og anonymisering
Ved oppsigelse av medlemskap sletter vi samtidig alle notater om trening og treningsrelatert informasjon, som f eks medlemsintervju, og alle notater / registreringer om markedskommunikasjon. Vi sletter også all dokumentasjon på avvik. Vi beholder kontaktopplysningene dine, informasjon om medlemskapet ditt og besøkshistorikken i tre år før det også anonymiseres. Det betyr at vi beholder data for statistikkformål, men at navn og andre opplysninger som kan knytte dataen til deg slettes. Vi beholder informasjonen i tre år fordi vi trenger vi å vite om du har vært medlem før for å vite om du er berettiget ulike kampanjer ved gjeninnmelding. Ved økonomisk mislighold som fører til at vi må følge opp betalingene dine slettes opplysningene når saken er oppgjort eller foreldes.
Potensielle medlemmer slettes raskere (se Potensielle medlemmer).
Rett til å bli glemt
Ønsker du at vi sletter alt om deg raskere enn det som står under Sletting gir du oss beskjed om det ved å sende oss en mail til [email protected]. Vi sletter innen 30 dager, og du vil motta en bekreftelse fra oss. Det er ikke alltid vi har anledning til å slette all informasjon, f eks ved pågående medlemskap eller ved mislighold.
Andre systemer
Vi deler opplysninger med noen leverandører som hjelper oss med å levere tjenester til deg. Vi har databehandleravtale med disse leverandørene, som sikrer at våre vilkår for behandling av informasjon blir overholdt. Listen under finnes alltid oppdatert på våre nettsider.
Vår data- og personvernpolicy finnes alltid oppdatert på våre nettsider. Ved vesentlige endringer får du beskjed.
Vi samler inn og oppbevarer informasjon om deg. Her kan du lese mer om hvilken informasjon, hva vi bruker den til, og hvordan vi behandler den. Vi gjør oppmerksom på at det som er beskrevet under er det maksimale av det vi samler inn. I de fleste tilfeller har vi mindre.
Frivillighet
Bortsett fra de opplysningene vi må ha for å kunne administrere medlemskapet ditt bestemmer du om vi får oppbevare informasjon om deg eller ikke.
Hvilken informasjon?
- Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, kjønn, fødselsdato, bilde av deg.
- Besøkshistorikk - når du har vært på trening og evt hvilke gruppetreninger du har vært på.
- Ved veiledning eller personlig trening gjør vi notater om hva som ble gjort underveis og om hvilke planer som ble lagt fremover.
- Medlemsintervju, dersom du fyller ut dette. Der spør vi f eks om treningsvaner, helse, og annet som kan være relevant for treningen din hos oss.
- Opplysninger om medlemskapet ditt - f eks økonomi og avvik. Samt dokumenter som innleveres fra deg i forbindelse med avvik.
- Kommunikasjon som gjøres med deg - f eks sms, e-post og telefon.
Vi samler ikke inn opplysninger om deg som er gitt av andre enn deg selv. Unntak er at PTen din vurderer hva som blir notert etter en treningsøkt eller veiledning, og resepsjonen vurderer hva som blir notert etter en henvendelse fra eller til deg om medlemskapet ditt.
Hva brukes informasjonen til?
- Økonomi og administrasjon.
- Oppfølging av treningen din.
- Kommunikasjon i form av telefoner, sms, pushvarsler og e-post.
- Statistikk som vi bruker i utvikling av senterets tjenester.
Spesielt om kommunikasjon
Vi sender kun sms til deg om du er medlem eller selv har bedt om informasjon fra oss. Hvis du har meldt deg på nyhetsbrev på e-post gjelder denne påmeldingen helt til du melder deg av, eller til du har vært inaktiv i 12 mnd (ikke åpnet / klikket på lenker), uansett om du er medlem eller ikke. Kommunikasjon kan forekomme på bakgrunn av treningsmønster, for å gjøre den så relevant som mulig. Å motta sms og epost i markedsføringsøyemed er frivillig, og du må selv be om å motta det.
Hvordan oppbevares informasjonen?
Det meste av informasjonen oppbevares i vårt medlemssystem, BRP. (Se unntak under Andre systemer). BRP er passordbeskyttet og rollestyrt, og aktivitet blir loggført. Kun ansatte og databehandlere har tilgang. Den enkelte ansatte har i så stor grad som mulig kun tilgang til den informasjonen som er nødvendig for at han / hun skal kunne utføre jobben sin. Alle våre ansatte har taushetsplikt.
Rett til innsyn og endringer
Du kan når som helst be om at vi utleverer all informasjon vi har om deg. Det gjør du ved å sende oss en mail til [email protected]. Vi utleverer informasjonen på papir i resepsjonen innen 30 dager, og du må legitimere deg for å få den utlevert. På Min side kan du gjøre endringer i mange av personopplysningene, som for eksempel kontaktinformasjon og preferanser for kommunikasjon. Du kan også be om at det blir gjort endringer ved å sende oss en epost.
Potensielle medlemmer
Hvis du ikke har blitt medlem hos oss, men har f eks fylt ut et skjema for å få informasjon, registrerer vi mottatt informasjon i BRP. Informasjonen avgrenses til navn, adresse, telefonnummer, e-post, kjønn og fødselsdato, samt kommunikasjonen vi har med deg i forbindelse med skjemautfyllingen. Blir du ikke medlem vil informasjonen bli slettet i sin helhet innen seks måneder. Unntak er påmelding til nyhetsbrev på e-post, se Spesielt om kommunikasjon.
Sletting og anonymisering
Ved oppsigelse av medlemskap sletter vi samtidig alle notater om trening og treningsrelatert informasjon, som f eks medlemsintervju, og alle notater / registreringer om markedskommunikasjon. Vi sletter også all dokumentasjon på avvik. Vi beholder kontaktopplysningene dine, informasjon om medlemskapet ditt og besøkshistorikken i tre år før det også anonymiseres. Det betyr at vi beholder data for statistikkformål, men at navn og andre opplysninger som kan knytte dataen til deg slettes. Vi beholder informasjonen i tre år fordi vi trenger vi å vite om du har vært medlem før for å vite om du er berettiget ulike kampanjer ved gjeninnmelding. Ved økonomisk mislighold som fører til at vi må følge opp betalingene dine slettes opplysningene når saken er oppgjort eller foreldes.
Potensielle medlemmer slettes raskere (se Potensielle medlemmer).
Rett til å bli glemt
Ønsker du at vi sletter alt om deg raskere enn det som står under Sletting gir du oss beskjed om det ved å sende oss en mail til [email protected]. Vi sletter innen 30 dager, og du vil motta en bekreftelse fra oss. Det er ikke alltid vi har anledning til å slette all informasjon, f eks ved pågående medlemskap eller ved mislighold.
Andre systemer
Vi deler opplysninger med noen leverandører som hjelper oss med å levere tjenester til deg. Vi har databehandleravtale med disse leverandørene, som sikrer at våre vilkår for behandling av informasjon blir overholdt. Listen under finnes alltid oppdatert på våre nettsider.
- Exor brukes til treningsprogram. Exor er passordbeskyttet. Vi gjennomgår årlig og sletter alle treningsprogram til de som har sluttet hos oss. Kun navnet ditt overføres til dette programmet.
- Collectio brukes på betalingsoppfølging. De får økonomisk informasjon, fødselsdato og kontaktopplysninger.
- Vi bruker Mailmojo til utsending av nyhetsbrev på e-post. Kun navn og e-postadresse blir eksportert dit og kun markedsfører har tilgang til Mailmojo. Man har anledning til å melde seg av i alle nyhetsbrev som sendes ut, og man blir automatisk meldt ut om man ikke har åpnet et nyhetsbrev eller klikket på en lenke på 12 måneder.
- RetailX brukes til kundeundersøkelser. De får tilgang til kundenummer, navn, fødselsdato, telefonnummer, epost, samtykker, når du trente sist, samt når du ble medlem.
Vår data- og personvernpolicy finnes alltid oppdatert på våre nettsider. Ved vesentlige endringer får du beskjed.
